Özet: Neden Bu Rehber?

Kurumsal e-posta adresleri ve şirket kartlarıyla yapılan uçak bileti rezervasyonlarında fatura sürecini doğru kurgulamak, masraf takibini hızlandırır, vergi uyumunu kolaylaştırır ve kapanış süreçlerini kısaltır. Bu rehber, rezervasyondan fatura kesimine, muhasebe entegrasyonundan denetim kanıtlarına kadar adım adım yol gösterir.

Temeller: Kurumsal E-posta, Şirket Kartı ve Fatura İlişkisi

• Kurumsal e-posta: Rezervasyon onayları, e-fatura/e-arşiv fatura ve seyahat politikası bildirimlerinin tek yerde toplanmasını sağlar.
• Şirket kartı: Harcamaları merkezileştirir, masraf avanslarını azaltır, mutabakatı kolaylaştırır.
• Fatura: Vergi mevzuatına uygun kanıt niteliği taşır; proje, maliyet merkezi ve KDV ayrıştırma için temel kaynaktır.

Rezervasyon Öncesi: Doğru Bilgiler ve Politika Ayarları

1. Kurumsal e-posta alanı: “travel@”, “finance@” veya departman bazlı dağıtım listesi oluşturun.
2. Tedarikçi seçim kriterleri: E-fatura/e-arşiv uyumu, kurumsal profil, toplu faturalama ve API/entegrasyon yetenekleri.
3. Şirket kartı ayarları: Harcama limiti, MCC (Merchant Category Code) kısıtları ve 3D Secure politikası.
4. Fatura bilgileri: Unvan, vergi dairesi/numarası, MERSİS, adres; masraf kodları ve maliyet merkezleri.
5. Onay akışları: Uçuş sınıfı, bilet tavan fiyatı, esnek bilet ve iptal/değişiklik kuralları.

Rezervasyon Sırasında: Veri Girişi En İyi Uygulamaları

• Yolcu profili: TC kimlik/pasaport, kurumsal e-posta, telefon. Ünvan zorunlu değilse gereksiz alanlardan kaçının.
• Masraf etiketleri: Proje kodu, maliyet merkezi, müşteri/iş birimi, seyahat amacı alanlarını zorunlu kılın.
• Fatura türü: E-fatura mükellefiyseniz VKN ile ticari e-fatura talep edin; aksi halde e-arşiv fatura.
• Vergi/KDV: Yurtiçi hatlarda KDV oranını, uluslararası segmentlerde KDV istisna durumlarını kontrol edin.
• Ek kalemler: Bagaj, koltuk seçimi, esneklik paketi gibi hizmetleri satır bazında ayrı işaretleyin.

Faturalama: E-fatura ve E-arşiv Süreçleri

Türkiye’de e-fatura mükellefleri arası işlemlerde e-fatura, diğer durumlarda e-arşiv fatura kullanılır. Uçak bileti, hizmet satışına ilişkin bir belgedir ve çoğu sağlayıcı GİB standartlarına uygun elektronik belge düzenler.

• E-fatura: VKN/MERSİS eşleşmesi ile GİB üzerinden alıcıya iletilir. UBL-TR formatındadır.
• E-arşiv: Nihai tüketici veya e-fatura dışındaki alımlarda düzenlenir ve elektronik olarak iletilir.
• Zamanlama: Rezervasyon/PNR kesildikten sonra biletleme ile aynı gün faturalama tercih edilir.
• İptal/iade: İade/İptal halinde iade faturası veya iptal notu (düzenleyen tedarikçi prosedürüne göre) gerekir.
• Ek ücretler: Hizmet bedeli, değişiklik ücreti ve cezalar fatura satırlarında ayrı gösterilmelidir.

Muhasebe Entegrasyonu: Akış Tasarımı

Entegrasyonun amacı; sipariş-veri, ödeme-veri ve fatura-veri akışlarını uyumlu hale getirip, muhasebe kayıtlarını otomatikleştirmektir.

1. Rezervasyon verisi: PNR, bilet numarası, taşıyıcı, uçuş tarihi, ücret/fare bileşenleri, vergiler.
2. Ödeme verisi: Kart son 4 hane, provizyon kodu, işlem tarihi, tutar ve para birimi.
3. Fatura verisi: Fatura numarası, tarih, satır açıklamaları, KDV oran/tebliği, toplamlar ve kur bilgisi.
4. Eşleştirme: PNR ve fatura numarası, kart işlem ID’si ile üçlü mutabakat.
5. Muhasebe fişi: Borç (gider hesapları) ve alacak (kredi kartı/tedarikçi) otomatik dağıtım.

Hesap Planı ve Kayıt Örneği (Genel Yaklaşım)

Her şirketin hesap planı farklıdır; aşağıdaki yaklaşım örnek niteliğindedir ve yerel mevzuat ile iç politikaya uyarlanmalıdır.

• Yurtiçi uçuş: 760/770 Gider hesapları (Seyahat), 191 İndirilecek KDV, 329/320 Satıcılar veya 102 Kredi Kartları.
• Yurtdışı uçuş: Vergi istisnası durumunda KDV yok; bilet vergileri (harç, fee) ayrı alt hesaplara.
• Hizmet bedelleri: “Seyahat acentesi hizmet bedeli” olarak ayrı satır ve gider hesabı.

Masraf Yönetimi ve Onay Akışı

1. Çalışan-proje eşlemesi: Rezervasyon formunda proje/maliyet merkezi zorunlu.
2. Politika kontrolü: Sınıf, fiyat tavanı ve esneklik politikası otomatik kural setleriyle.
3. Onay: Departman yöneticisi ve finans onayı; politikayı aşan taleplerde ek onay.
4. Mutabakat: Aylık kart ekstresi ile e-fatura/e-arşiv listesi ve PNR eşleştirmesi.
5. Kapanış: Dönem sonu karşılık ve kur farkı (varsa) kayıtları.

Teknik Entegrasyon Seçenekleri

• Dosya aktarımı: CSV/Excel ile PNR, fatura ve ödeme verilerinin dönemsel içe aktarımı.
• API: Tedarikçi/OTA/GBT sağlayıcısından rezervasyon ve fatura meta verilerini çekme.
• E-fatura entegratörü: UBL-TR dosyalarını ERP’ye otomatik iletme ve arşivleme.
• SAML/SSO: Kurumsal e-posta ile tek oturum açma ve kullanıcı/rol yönetimi.
• Webhook: Biletleme, iptal ve iade olaylarını gerçek zamanlı tetikleme.

Veri Alanları: Minimum Set

• PNR, bilet numarası, taşıyıcı kodu, uçuş tarihi ve güzergah
• Fiyat bileşenleri: Esas ücret, vergiler/harçlar, hizmet bedeli
• Para birimi ve kur bilgisi
• Fatura no/tarih, VKN, KDV oran/tutar
• Kart işlem ID’si, provizyon kodu, son 4 hane
• Masraf kodu, maliyet merkezi, proje kodu, seyahat amacı

Güvenlik ve Uyum

• PCI DSS: Kart tam numarası saklamayın; token/son 4 haneyi yeterli tutun.
• KVKK: Yolcu kişisel verileri için açık aydınlatma ve saklama politikası uygulayın.
• Log ve denetim izi: Kim, ne zaman, hangi rezervasyonu değiştirdi; immutable kayıtlar.
• Yetkilendirme: Finans, İK ve operasyon için rol bazlı erişim.
• Arşivleme: E-fatura/e-arşiv belgelerini yasal süreler boyunca bütünlüğü bozulmadan saklayın.

İptal, Değişiklik ve İade Süreçleri

1. Politika: Değişiklik cezaları ve esnek bilet şartlarını önceden tanımlayın.
2. Operasyon: PNR’de değişiklik sonrası yeni fatura/ek fatura üretimini takip edin.
3. Muhasebe: İade faturası veya mahsup fişiyle gelir/gider ters kayıtlarını otomatikleştirin.
4. Raporlama: İptal oranı, değişiklik maliyeti, kullanılmayan bilet takibi.

Raporlama ve KPI’lar

• Birim başına bilet maliyeti (rota/sınıf bazında)
• Politika uyum oranı ve onay süresi
• Fatura-mutabakat tamamlama süresi
• İptal/değişiklik oranı ve maliyeti
• KDV indirimi ve istisna uygulama doğruluğu

Sık Yapılan Hatalar ve Kaçınma Yolları

• Fatura bilgilerini PNR seviyesinde toplamamak: Zorunlu alanları şablonlayın.
• Kart ödemesini fatura ile eşleştirmemek: İşlem ID ve PNR üçlü bağ kurun.
• Hizmet bedellerini giderleştirmede karıştırmak: Ayrı hesap ve rapor satırı kullanın.
• KDV oranlarını varsaymak: Tedarikçi faturası ve mevzuatla teyit edin.
• Arşiv ve log eksikliği: Denetim için değişmez kayıtlar tutun.

Uygulama Kontrol Listesi

1. Kurumsal e-posta dağıtım listeleri ve SSO ayarlandı.
2. Tedarikçi ve entegratörler ile API/CSV formatları belirlendi.
3. Hesap planı ve masraf kodları ERP’de tanımlandı.
4. E-fatura/e-arşiv akışı test edildi ve arşiv politikası yazıldı.
5. Onay akışları ve politika kuralları sistemde etkin.
6. Raporlama panelleri ve KPI’lar yayımlandı.
7. İptal/değişiklik/iade senaryoları uçtan uca test edildi.

Sonuç

Kurumsal e-posta ve şirket kartıyla yapılan uçak bileti rezervasyonlarında doğru fatura ve muhasebe entegrasyonu; hız, mali disiplin ve denetim kolaylığı sağlar. Standart veri setleri, otomasyon ve açık onay kurallarıyla hata payını düşürür, kapanış süreçlerini öngörülebilir hale getirir.